1. Giới thiệu

Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu đi lại của người dân ngày một tăng lên dẫn đến yêu cầu về nâng cao chất lượng phục vụ của các bến xe khách.

Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, các bến xe và bãi đỗ ở Việt Nam hiện nay đa phần lạc hậu, hệ thống quản lý còn rườm rà và phụ thuộc nhiều vào con người. Việc tra cứu thông tin và lịch trình, quản lý thời gian xuất phát cũng như thời gian đến giữa các bến của các tuyến xe chủ yếu bằng các lệnh vận chuyển. Với cách này, tuy kiểm soát được hành trình xe nhưng các thông tin chi tiết như: Xe xuất phát giờ nào, đúng lịch trình hay không, tài xế nào lái… buộc phải mở lệnh vận chuyển, trong khi việc quản lý thống kê dữ liệu khá rời rạc, không theo thời gian thực…

Xuất phát từ nhu cầu thực tế, Công cy Cổ phần Biển Bạc đã xây dựng thành công Hệ thống Phần mềm Quản lý và Điều độ Bến xe khách SBM-BBS và đã được đăng ký bản quyền tại Cục Bản quyền tác giả số 7342/2016/QTG.

Với việc áp dụng phần mềm này, toàn bộ quy trình quản lý của bến xe đều được thực hiện trên phần mềm với 1 chu trình khép kín từ khi xe vào bến, lên nốt, bán vé, xuất bến,…

Bến xe Trung tâm T.P Thái Nguyên là một trong những đơn vị tiên phong áp dụng phần mềm “bến xe điện tử” SBM-BBS. “Theo đó, tất cả các phương tiện ra – vào bến (bao gồm cả xe tuyến cố định, xe hàng, xe đưa đón người thân) đều được kết nối thông tin, quản lý qua hệ thống điện tử. Điều này sẽ đảm bảo được tính chính xác, minh bạch và rút ngắn thời gian làm thủ tục hành chính với các loại phương tiện, đặc biệt là xe tuyến cố định. Theo tính toán, nếu như trước kia thời gian để làm thủ tục cho một xe khách xuất bến phải mất từ 8 đến 10 phút thì nay sử dụng thẻ điện tử (có tích hợp thông tin về xe và hành trình cùng các thông tin liên quan) chỉ mất tối đa 3 phút“.

Tham khảo

Các yêu cầu về quản lý đối với bến xe

– Quản lý xe khách có hợp đồng dịch vụ với bến xe.
– Quản lý xe ôtô của khách ra vào bến.
– Quản lý xe máy ra vào bến.
– Quản lý bãi trông xe máy, ôtô.
– Quản lý xe taxi, xe máy chở khách có hợp đồng với bến.
– Quản lý phòng bán vé.
– Quản lý bộ phận kinh doanh dịch vụ.


2. Sơ đồ nguyên lý hệ thống

 

Hình ảnh: Mô hình cổng kiểm soát vào ra tại bến xe

 

Hình ảnh: Sơ đồ khối các chức năng của hệ thống phần mềm Quản lý và Điều độ Bến xe khách

 

Hình ảnh: Quy trình xử lý đối với xe khách (xe hợp đồng) ra vào bến

3. Các chức năng cơ bản của phần mềm

3.1 Quản lý dữ liệu

Tất cả dữ liệu liên quan đến hoạt động của bến xe được lưu trên 1 máy chủ Cơ sở dữ liệu và được đặt lịch tự động sao lưu định kỳ theo thời gian. Các dữ liệu chính bao gồm:

  • Danh sách các đơn vị vận tải
  • Danh sách các tuyến đường
  • Danh sách các đầu xe doanh nghiệp
  • Danh sách Hợp đồng đối với các doanh nghiệp
  • Danh mục loại phương tiện hoạt động trong bến
  • Danh sách các thẻ vãng lai, thẻ thuê bao,…
  • Quản lý kho vé
  • Danh sách xe tạm nghỉ (sửa chữa xe,….)
  • Danh sách xe tạm dừng hoạt động (bị thu hồi phù hiệu,…)
  • Danh sách người sử dụng và phân quyền truy cập
  • Hình ảnh xe chụp lúc vào và lúc ra

 

Hình ảnh: các thông tin quản lý đầu xe bao gồm: Danh sách đầu xe, danh sách tuyến đường, danh sách đơn vị vận tải,…

 

Thông tin cơ bản của 1 đầu xe bao gồm:

  • Đơn vị vận tải, tuyến vận chuyển, lộ trình,…
  • Biển số xe, thời hạn hiệu lực hoạt động, hạn đăng kiểm, đăng ký xe, lái xe, số ghế …
  • Hình thức chạy: cả tháng, giới hạn ngày dương, giới hạn ngày âm
  • Tần suất tháng, giờ xuất bến,…
  • Hình thức nộp phí: theo tháng, theo ngày, theo thực tế…

3.2 Kiểm soát xe vào ra

Xe vào:

  • Kiểm soát tất cả các loại xe vào bến bao gồm: xe khách, xe taxi, xe bus, xe máy,….
  • Đối với xe khách hoặc xe vé tháng, lái xe tự quẹt thẻ vào đầu đọc, đối với xe vãng lai, nhân viên bảo vệ quẹt thẻ vào đầu đọc và giao lại cho khách.
  • Phần mềm tự động điều khiển mở barrier để cho xe vào bến
  • Mỗi lượt xe vào bến, phần mềm sẽ chụp 1 ảnh Toàn cảnh (ảnh người gửi đối với xe máy) và 1 ảnh Biển số xe.
  • Biển số xe được phần mềm nhận dạng tự động và lưu vào CSDL dưới dạng TEXT
  • Đối với xe khách, phần mềm sẽ tự động đưa vào “Danh sách xe chờ cấp phép lên nốt”

 

Hình ảnh: Giao diện phần mềm tại cổng cổng kiểm soát lối vào của bến xe

Xe ra:

  • Đối với các xe khách, khi ra quẹt thẻ vào đầu đọc, phần mềm sẽ kiểm tra xem xe đã được phép xuất bến hay chưa. Nếu được phép, phần mềm sẽ điều khiển mở barrier cho xe ra.
  • Đối với xe vãng lai, lái xe trả thẻ cho nhân viên bảo vệ, nhân viên bảo vệ quẹt thẻ vào đầu đọc, số tiền cần thanh toán tương ứng với loại xe và phương pháp tính phí sẽ được hiển thị trên màn hình.
  • Sau khi lái xe trả tiền, nhân viên bảo vệ sẽ mở barrier cho xe qua.
  • Mỗi lượt xe ra, phần mềm cũng tự động chụp 1 ảnh toàn cảnh (ảnh chủ xe đối với xe máy) và 2 ảnh xe. Biển số sẽ được nhận dạng tự động và đối chiếu với biển số xe lúc vào để xác định tính hợp lệ của xe ra.

 

Hình ảnh: Giao diện phần mềm tại cổng kiểm soát lối ra của bến xe

3.3 Cấp phép lên nốt

  • Sau khi xe khách vào bến, phần mềm sẽ tự động đưa xe vào “Danh sách chờ cấp phép lên nốt” trên máy tính của nhân viên Điều Độ – Cấp phép lên nốt (Điều độ 1).
  • Nhân viên điều độ 1 kiểm tra các thông tin và giấy tờ của xe, lái xe sau đó cấp phép cho xe lên nốt.
  • Trước giờ xuất bến 1 giờ, phần mềm sẽ tự động đưa xe lên nốt và được phép bán vé, hiển thị thông tin trên bảng hiển thị đặt tại sảnh chờ,…
  • Nếu xe không đủ điều kiện lên nốt, xe sẽ phải quay trở về đơn vị, khi ra cổng cần phải thanh toán phí đỗ chờ, phí đỗ đêm (nếu có)

 

Hình ảnh: Kiểm tra và cấp phép cho xe lên nốt

3.4 Hiển thị thông tin xe trên bảng điện tử

Danh sách các xe trên nốt sẽ được hiển thị thông tin trên các màn hình tại các sảnh chờ cho hành khách theo dõi:

 

3.5 Bán vé / Đặt vé

  • Xe lên nốt mới được phép bán vé
  • Mỗi vé trong kho vé sẽ tương ứng với 1 vé giấy trong quyển vé.
  • Nhân viên bán vé thực hiện bán vé và thu tiền sau đó đưa vé cho khách.
  • Có thể thực hiện đặt vé cho bất kỳ xe nào
  • Có thể bán, đặt nhiều vé cùng lúc
  • Trường hợp xe đã có lệnh xuất bến, muốn bán vé thì phải thực hiện lệnh bán vé bổ sung
  • Khi xe làm thực hiện thanh toán xuất bến, tiền bán vé sẽ được thanh toán cho lái xe.

 

3.6 Thanh toán xuất bến

  • Trước khi xuất bến, cần phải thanh toán xuất bến cho xe
  • Các khoản cần thanh toán bao gồm: phí dịch vụ bến, hoa hồng bán vé, phí đỗ chờ, phí đỗ đêm, phí vệ sinh xe,…
  • Nếu bán được vé, nhân viên bán vé cần phải thanh toán tiền bán vé cho lái xe
  • Đối với các xe đăng ký nộp phí dịch vụ bến và hoa hồng bán vé theo tháng thì không cần thanh toán các loại phí này mỗi lần xuất bến (chỉ cần nộp 1 lần trong tháng).
  • Nếu trong tháng nghỉ không phép thì tiền dịch vụ bến sẽ được truy thu ngay trong lần thanh toán kế tiếp.
  • Nợ tháng trước sẽ được truy thu ngay trong lần chạy đầu tiên của tháng sau.
  • Số chuyến nghỉ có phép tối đa trong tháng (để được giảm trừ tiền dịch vụ bến) không vượt quá 30% tần suất tháng.

 

Hình ảnh: thanh toán cho xe xuất bến

3.7 Cấp lệnh xuất bến

  • Sau khi xe thanh toán đủ các khoản phí, xe sẽ được phép xuất bến
  • Nhân viên Điều độ – Cấp phép xuất bến (Điều độ 2) sẽ cấp lệnh xuất bến và nhập vào số khách thực tế trên xe.
  • Khi xe đã có lệnh xuất bến ra cổng, barrier sẽ tự động mở cho xe ra

 

Hình ảnh: cấp lệnh xuất bến cho xe ra khỏi bến

4. Các báo cáo hoạt động

  • Báo cáo hoạt động đối với từng đầu xe, báo cáo cấp phép lên nốt, lệnh xuất bến,…
  • Báo cáo thanh toán phí dịch vụ trước khi xuất bến
  • Báo cáo thanh toán phí dịch vụ tháng (các xe có hình thức nộp tiền theo tháng)
  • Báo cáo bán vé – đặt vé
  • Báo cáo thanh toán tiền bán vé cho nhà xe
  • Báo cáo vé doanh nghiệp (nhập, bán, tồn,…)
  • Bảng kê thu tiền dịch vụ theo ca
  • Báo cáo hoạt động đầu xe theo tháng (chi tiết các chuyến chạy, chuyến nghỉ, số tiền phải thu, đã thu, còn nợ… ) đối với từng đầu xe.

 

Hình ảnh: Báo cáo đầu xe theo tháng

5. Yêu cầu đối với thiết bị

Máy chủ:

–Phần mềm:

  • Hệ điều Windows Server 2012.
  • Hệ quản trị CSDL: SQL Server 2014

– Phần cứng

  • Form Factor: Rackmount
  • Processor: Intel® Xeon® Processor 3.0 GHz trở lên.
  • RAM: 8 GB trở lên.
  • HDD: tối thiểu 02 x 300 GB HDD.
  • RAID card.
  • Integrated dual-port Gigabit Ethernet.

Máy trạm:

–Phần mềm:

  • Hệ điều hành: Windows 7/8/10 hoặc cao hơn

–Phần cứng:

  • CPU: Intel Core i3 trở lên
  • Bộ nhớ trong: Tối thiểu 4GB
  • Ổ đĩa cứng: 250GB
  • Gigabit Ethernet

Hệ thống mạng LAN:

  • Gigabit Ethernet

Camera chụp ảnh biển số:

  • IP camera, độ phân giải HD hoặc FullHD
  • Chụp ảnh biển số rõ nét trong các điều kiện ánh sáng khác nhau